Kebijakan Privasi.

Absen Pakai Kloa mengumpulkan data yang dibutuhkan untuk membuktikan kehadiran: waktu, titik lokasi saat kamu menekan absen, dan foto atau video singkat wajahmu. Di luar itu ada data akun (nama, email, nomor HP, jabatan) dan — kalau perusahaanmu memakainya — data tugas, izin, cuti, lembur, dan penggajian.

Kami tidak menjual data siapa pun, tidak memakainya untuk iklan, dan tidak melacak posisimu di latar belakang. Lokasi hanya dibaca pada saat kamu menekan tombol absen atau membuka peta tugas.

Absen Pakai Kloa dibuat dan dioperasikan oleh PT Satrium Kadero Teknologi, berkedudukan di Duta Indah, Jl. Moh. Toha No.Km. 06 Sentoha K18, RT.002/RW.007, Periuk, Kec. Periuk, Kota Tangerang, Banten 15131, Indonesia.

Ada dua pihak yang perlu dibedakan, dan ini penting kalau kamu karyawan:

Perusahaan tempat kamu bekerja adalah Pengendali Data Pribadi. Merekalah yang memutuskan kamu wajib absen lewat aplikasi ini, siapa yang boleh melihat rekapmu, dan berapa lama datanya dipakai.

Kami adalah Prosesor Data Pribadi. Kami menyimpan dan mengolah data itu atas perintah perusahaan tersebut, bukan atas kemauan kami sendiri.

Karena itu, kalau kamu mau mengoreksi atau menghapus data kehadiranmu, langkah pertama yang paling cepat adalah menghubungi HR atau admin di perusahaanmu. Kami tetap bisa dihubungi langsung (lihat bagian akhir), tapi untuk data milik perusahaan kami perlu meneruskan permintaannya ke mereka.

Data akun: nama lengkap, alamat email, nomor HP, kata sandi (disimpan dalam bentuk acak satu arah — kami tidak bisa membacanya), foto profil, jabatan, peran, dan perusahaan tempat kamu terdaftar.

Data kehadiran: tanggal dan jam masuk/pulang, titik koordinat (lintang & bujur) saat kamu menekan absen masuk dan absen pulang, foto dan/atau video singkat yang kamu ambil saat absen (video ikut merekam suara), titik absen (stasiun) yang kamu pilih, shift, status hadir/terlambat, dan alasan keterlambatan kalau kamu diminta mengisinya.

Data tugas (kalau perusahaanmu memakai fitur tugas): judul dan keterangan tugas, lokasi tugas beserta koordinatnya, jam mulai/selesai, lampiran berkas atau foto yang kamu unggah, dan komentar.

Video log (kalau perusahaanmu memakai fitur ini): rekaman video singkat beserta suaranya, keterangan, tanggal, dan slot waktunya.

Izin, cuti, dan lembur: jenis, tanggal, jumlah hari, alasan yang kamu tulis, sisa kuota, dan siapa yang menyetujui.

Penggajian (kalau perusahaanmu memakai fitur ini): jenis gaji, gaji pokok atau tarif harian, potongan dan penambahan, serta slip gaji. Data ini hanya bisa dilihat oleh peran yang diberi akses oleh perusahaanmu.

Data perusahaan: nama, merek, logo, jenis usaha, alamat, nomor telepon, dan kode perusahaan.

Data teknis: identitas perangkat untuk mengirim notifikasi, serta catatan server biasa (waktu akses dan alamat IP) yang dipakai untuk keamanan dan menelusuri gangguan.

Catatan perubahan: kalau atasan atau HR mengubah data kehadiran, perubahannya dicatat berikut siapa yang mengubah. Catatan ini justru melindungimu — rekap tidak bisa diubah diam-diam.

Mencatat dan membuktikan kehadiran, termasuk memeriksa apakah kamu berada dalam radius titik absen yang ditentukan perusahaan.

Menghitung keterlambatan, kekurangan jam, lembur, sisa cuti, dan — kalau dipakai — gaji.

Mengirim notifikasi yang berhubungan dengan pekerjaan: pengingat absen, persetujuan izin, dan sejenisnya.

Menjaga keamanan akun dan menelusuri gangguan teknis.

Memenuhi kewajiban hukum, misalnya kalau ada permintaan resmi dari instansi yang berwenang.

Kami tidak memakai datamu untuk iklan, tidak menjualnya, dan tidak menukarnya dengan pihak lain untuk kepentingan komersial.

Kamera. Untuk mengambil foto atau video singkat sebagai bukti kehadiran, dan untuk merekam video log kalau perusahaanmu memakai fitur itu.

Lokasi. Dibaca hanya pada saat kamu menekan absen atau membuka peta tugas, untuk memeriksa apakah kamu berada di dalam radius titik absen. Aplikasi ini TIDAK meminta izin lokasi latar belakang, jadi posisimu tidak bisa dibaca saat aplikasi tidak sedang kamu buka. Kami tidak menyimpan jejak perjalananmu — yang tersimpan hanya titik pada saat absen atau saat kamu menandai tugas.

Mikrofon. Video absen dan klip video log sama-sama merekam suara, jadi apa yang terdengar di sekitarmu saat merekam ikut tersimpan bersama videonya. Kalau kamu keberatan, jangan merekam di tempat yang sedang membicarakan hal pribadi.

Galeri/penyimpanan foto. Hanya untuk berkas yang kamu pilih sendiri sebagai lampiran tugas. Kami tidak membaca isi galerimu.

Semua izin ini bisa kamu tolak lewat pengaturan ponsel. Konsekuensinya wajar: tanpa izin kamera dan lokasi, absen tidak bisa diproses karena justru dua hal itulah buktinya.

Bagian ini sering disalahpahami, jadi kami tulis sejelas mungkin.

Saat kamu absen, aplikasi memeriksa apakah ada wajah di dalam bingkai kamera sebelum foto boleh diambil. Pemeriksaan itu berjalan sepenuhnya DI PONSELMU, memakai pustaka deteksi wajah bawaan perangkat. Yang dihasilkannya cuma dua hal: ada/tidak ada wajah, dan di kotak mana wajah itu berada di layar.

Kami TIDAK membuat sidik wajah (template biometrik), TIDAK membandingkan wajahmu dengan basis data wajah, dan TIDAK mengirim data pengukuran wajah apa pun ke server. Yang dikirim dan disimpan hanyalah foto atau videonya sendiri — sama seperti foto biasa — supaya atasanmu bisa melihat bahwa yang absen benar-benar kamu.

Artinya: aplikasi ini tidak bisa mengenali siapa pun dari wajahnya. Verifikasi identitas tetap dilakukan oleh manusia yang melihat fotonya.

Di dalam perusahaanmu: atasan, HR, atau admin — sebatas peran yang diberikan kepada mereka oleh perusahaan. Perusahaan yang menentukan siapa boleh melihat apa, termasuk siapa yang boleh melihat data gaji.

Di pihak kami: sejumlah kecil orang di tim teknis yang memerlukannya untuk memperbaiki gangguan, dan hanya seperlunya.

Karyawan lain tidak bisa melihat data kehadiran atau gajimu, kecuali perusahaan sengaja memberi mereka peran yang mengizinkannya (misalnya HR).

Kami dapat mengungkapkan data bila diwajibkan oleh hukum atau permintaan resmi aparat yang berwenang.

Untuk menjalankan layanan ini kami memakai beberapa penyedia. Masing-masing hanya menerima data seperlunya:

Wablas dan Fonnte (Indonesia) — mengirim kode OTP dan pesan verifikasi lewat WhatsApp. Yang mereka terima: nomor HP dan isi pesannya.

OneSignal — mengirim notifikasi ke ponselmu. Yang mereka terima: identitas perangkat untuk notifikasi dan isi notifikasinya.

Google Maps — menampilkan peta titik absen dan lokasi tugas. Saat peta terbuka, Google menerima permintaan peta dari perangkatmu.

Google (Firebase) — aplikasi mendaftarkan pemasangannya ke layanan Firebase milik Google saat pertama dijalankan, dan Google memperoleh identitas pemasangan aplikasi itu. Kami tidak memakai Firebase Analytics maupun Crashlytics, jadi tidak ada perilaku pemakaian yang dikirim ke sana.

Contabo GmbH (Jerman) — penyedia server tempat aplikasi dan datanya berjalan.

Kami tidak memakai layanan analitik perilaku atau iklan pihak ketiga di dalam aplikasi.

Data Absen Pakai Kloa — termasuk foto dan video absensi — disimpan di server sewaan kami di pusat data Contabo GmbH, Jerman.

Artinya datamu keluar dari wilayah Indonesia. Kami menyebutkannya terang-terangan karena memang begitu kenyataannya. Jerman tunduk pada aturan pelindungan data Uni Eropa (GDPR), yang tingkat pelindungannya setara atau lebih ketat daripada yang diwajibkan UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.

Situs absen.pakaikloa.com sendiri memakai penyimpanan terpisah (Supabase) yang hanya berisi konten situs seperti halaman ini — tidak ada data karyawan di sana.

Selama perusahaanmu masih berlangganan dan akunmu masih aktif, data kehadiran disimpan supaya rekap dan riwayatnya tetap utuh — data absensi memang perlu bisa ditengok kembali, misalnya saat ada perselisihan soal jam kerja atau upah.

Kalau perusahaan berhenti berlangganan, datanya kami simpan paling lama 12 bulan supaya mereka sempat mengunduh atau memintanya kembali, lalu kami hapus.

Kalau kamu meminta akunmu dihapus, lihat bagian 12.

Catatan server (waktu akses, alamat IP) disimpan paling lama 12 bulan.

Berdasarkan UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, kamu berhak:

Mengetahui data apa saja tentangmu yang kami simpan, dan meminta salinannya.

Memperbaiki data yang keliru — misalnya nama salah eja atau jam absen yang tercatat keliru.

Meminta data dihapus, sepanjang tidak ada kewajiban hukum atau kepentingan sah yang mengharuskan kami menyimpannya.

Menarik persetujuan atas pengolahan yang memang dijalankan berdasarkan persetujuanmu.

Mengajukan keberatan atas pengolahan tertentu.

Cara memakai hak-hak ini: hubungi HR atau admin di perusahaanmu (paling cepat, karena merekalah pengendali datanya), atau kirim email ke cs@pakaikloa.com. Kami menjawab paling lama 10 hari kerja.

Satu hal yang perlu kamu tahu sejak awal: menghapus data kehadiran bisa berbenturan dengan kewajiban perusahaanmu menyimpan catatan ketenagakerjaan. Kalau permintaanmu ditolak, kami sampaikan alasannya, bukan didiamkan.

Kamu bisa menghapus akun Absen Pakai Kloa sendiri, tanpa meminta izin siapa pun dan tanpa mengirim email kepada kami.

Dua caranya:
Di aplikasi — buka Profil, pilih Hapus Akun.
Lewat web — buka absen.pakaikloa.com/hapus-akun, masukkan nomor HP-mu, lalu verifikasi dengan kode yang kami kirim ke WhatsApp. Cara ini tidak memerlukan aplikasi terpasang.

Setelah kamu mengonfirmasi, penghapusan dijadwalkan 14 hari ke depan. Selama 14 hari itu kamu bisa membatalkannya sendiri kapan saja lewat jalur yang sama — jadi salah pencet tidak berakibat permanen. Lewat tenggat itu, penghapusan berjalan otomatis.

Perusahaan tempat kamu bekerja TIDAK kami beri tahu. Menghapus akun adalah urusanmu dengan kami, bukan pengumuman ke atasanmu.

Yang benar-benar hilang: akunmu, nomor HP, email, foto profil, dan SELURUH foto serta video wajah yang pernah kamu unggah — berkasnya dihapus dari server, bukan sekadar disembunyikan.

Yang tetap ada, tanpa identitasmu: catatan kehadiran, izin, cuti, dan penggajian tetap tinggal sebagai arsip perusahaan — mereka wajib menyimpannya sebagai catatan ketenagakerjaan — tapi namamu di situ diganti menjadi "Karyawan Dihapus".

Satu hal yang jujur harus kami sebut: nama yang pernah DITULIS ORANG LAIN di dalam catatan operasional tetap tersimpan apa adanya — misalnya "Menyetujui koreksi absen Budi" di log persetujuan, atau namamu sebagai penanggung jawab di riwayat sebuah tugas. Catatan itu milik perusahaan dan menerangkan tindakan orang lain, jadi kami tidak menyuntingnya.

Kalau kamu cuma berhenti bekerja dan tidak menghapus akun, perusahaanmu bisa menonaktifkan aksesmu tanpa menghapus riwayat — itu keputusan mereka sebagai pengendali data, bukan keputusan kami.

Semua lalu lintas antara aplikasi dan server kami berjalan lewat sambungan terenkripsi (HTTPS). Kata sandi disimpan dalam bentuk acak satu arah, jadi tidak ada seorang pun — termasuk kami — yang bisa membacanya. Akses ke data dibatasi per peran dan per perusahaan, dan perubahan data kehadiran meninggalkan jejak siapa yang mengubah.

Walaupun begitu, tidak ada sistem yang kebal. Kalau terjadi kebocoran data pribadi, kami memberitahukannya kepada perusahaan yang terdampak dan kepada otoritas sesuai ketentuan UU PDP, paling lambat 3x24 jam sejak kami mengetahuinya.

Absen Pakai Kloa adalah aplikasi tempat kerja dan tidak ditujukan untuk anak di bawah 18 tahun. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data anak. Kalau perusahaan mendaftarkan pekerja di bawah umur sesuai ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku, tanggung jawab memperoleh persetujuan orang tua atau wali ada pada perusahaan tersebut.

Kalau ada yang berubah — data baru yang kami ambil, penyedia baru yang kami pakai — kami perbarui halaman ini dan mengubah tanggal di bagian atas. Untuk perubahan yang berdampak besar, kami beri tahu lewat aplikasi atau email.

Versi terbaru selalu ada di absen.pakaikloa.com/privacy/.

Pertanyaan, keberatan, atau permintaan soal data pribadi:

PT Satrium Kadero Teknologi
Duta Indah, Jl. Moh. Toha No.Km. 06 Sentoha K18, RT.002/RW.007, Periuk, Kec. Periuk, Kota Tangerang, Banten 15131, Indonesia
Email: cs@pakaikloa.com
WhatsApp: +62 851-3859-3700

Kalau jawaban kami belum memuaskan, kamu berhak mengadu kepada lembaga yang berwenang di bidang pelindungan data pribadi di Indonesia.